Polityka prywatności – klauzula informacyjna
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Mulitifarb Sp. z o.o. (zwana też Usługodawcą), reprezentowana przez Prezesa zarządu:
a. adres siedziby: ul. Handlowa 4, 35-103 Rzeszów,
b. KRS: 0000142010; NIP: 8130334318; REGON: 690038086,
c. adres strony internetowej: www.multifarb.pl,
d. adres poczty elektronicznej: rodo@multifarb.pl,
e. telefon: + 48 17 850 41 40.
2. Z Administratorem można kontaktować się osobiście lub korespondencyjnie pod wskazanym wyżej adresem, a także drogą e-mail lub telefonicznie.
3. Administrator przetwarza dane osobowe bezpośrednio w siedzibie Administratora oraz jego punktach handlowych lub za pośrednictwem strony internetowej w ramach poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych, aplikacji Facebook bądź kontaktu telefonicznego.
4. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe jako osoby fizycznej będącej:
a. potencjalnym Konsumentem/Kontrahentem,
b. Konsumentem/Kontrahentem,
c. wspólnikiem, pełnomocnikiem/przedstawicielem, innym reprezentantem Kontrahenta,
d. Użytkownikiem.
5. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane zgodnie z:
a. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L119 t. 59, 4 maja 2016), (dalej – RODO),
b. Ustawą z dnia 10 maja 2018 r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018, poz. 1000 ze zm.).
6. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane przetwarza, a w szczególności:
a. zapewnia, że zbierane przez niego dane są:
• przetwarzane zgodnie z prawem, dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, o których mowa w rozdziale II i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
• merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, o których mowa w pkt 4., przez okresy, o których mowa w rozdziale IV,
b. stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, o których mowa w rozdziale III, jak również udostępnia odpowiednie środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.
II. CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Administratora na podstawie:
1. art. 6 pkt.1 lit. a RODO w celach, dla których Administrator nie posiada innych niż zgoda przesłanek legalizujących przetwarzanie, w zakresie w jakim dotyczą:
a. przesyłania Pani/Panu jako Użytkownikowi informacji handlowych, w tym w ramach marketingu bezpośredniego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności strony internetowej i jej funkcjonalności typu poczta elektroniczna, formularz kontaktowy, połączenie telefoniczne,
• Korzystanie przez Panią/Pana ze strony internetowej Administratora oraz świadczenie za jej pośrednictwem usług drogą elektroniczną (z czym w wyżej wymienionym przypadku wiąże się konieczność podania danych osobowych) jest dobrowolne, co oznacza, że decyduje Pani/Pan samodzielnie, czy chce rozpocząć korzystanie z usług Administratora zgodnie z Regulaminem stanowiącym załącznik do niniejszej Polityki prywatności. Podstawą do przetwarzania w tym zakresie Pani/Pana danych osobowych, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną w związku z art. 172 ust. 1 ustawy Prawo telekomunikacyjne, jest umieszczona przy funkcjonalności typu formularz kontaktowy „klauzula zgody”.
2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy i wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, w szczególności:
a. umowy sprzedaży, o świadczenie usług drogą elektroniczną,
b. umowy dostawy, najmu, dzierżawy, franczyzy,
c. umowy o pracę, staż, zlecenia, o dzieło lub o świadczenie innych usług.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych uniemożliwi jej zawarcie i wykonanie.
3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w zakresie w jakim zobowiązany jest m.in. do:
a. wystawienia dokumentu w formie faktury, rachunku,
b. prowadzenia rozliczeń rachunkowych i podatkowych,
c. przeprowadzenia postępowania reklamacyjnego z tytułu rękojmi lub gwarancji w przypadku sprzedaży konsumenckiej oraz z tytułu usług świadczonych drogą elektroniczną,
w związku z przestrzeganiem w relacji z Panią/Panem adekwatnych przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta, ustawy Kodeks cywilny.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych uniemożliwi Administratorowi realizację jego obowiązków wynikających z przepisów prawa.
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w zakresie w jakim m.in. dotyczą:
a. oferowania towarów i usług przez Administratora w ramach marketingu bezpośredniego w jego siedzibie lub placówkach handlowych,
b. możliwości korzystania ze strony internetowej i jej funkcjonalności oraz udzielania przez Administratora odpowiedzi na zapytanie kierowane za jej pośrednictwem, która nie wyczerpuje znamion informacji handlowej,
c. możliwości aplikowania na aktualne oferty pracy poprzez stronę internetową Administratora oraz przesyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej CV Użytkownika,
d. ocen analitycznych i statystycznych i w związku z tym tworzenia wewnętrznych rejestrów dotyczących wielkości obrotu i zdolności finansowej Kontrahenta,
e. działalności Administratora w ramach grupy kapitałowej dotyczącej realizacji procesów biznesowych i administracyjnych związanych z Kontrahentem,
f. weryfikacji Kontrahenta w publicznych rejestrach,
g. ustalania i dochodzenia oraz obrony przed roszczeniami, w tym reklamacyjnymi z tytułu zawartych umów, świadczonych usług,
h. monitoringu wizyjnego rejestrującego obraz na terenach wokół i wewnątrz obiektów Administratora,
a które przyczyniają się do budowania marki oraz zwiększenia stabilności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, lepszego doboru usług do potrzeb, ogólnej optymalizacji produktów i procesów obsługi, budowania wiedzy o Konsumentach/Kontrahentach, doboru kompetentnych pracowników, analizy finansowej i ekonomicznej oraz zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również do zapewnienia niezbędnej kontroli ruchu na stronie internetowej Administratora, zapobiegania błędom i usterkom technicznym oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa, do zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, porządku publicznego, zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne dla realizacji wyżej wymienionych celów. Niepodanie danych uniemożliwi Administratorowi realizację prawnie uzasadnionych interesów.
III. ZAKRES ZBIERANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ ICH ŹRÓDŁA
1. Administrator może przetwarzać Pan/Pana dane osobowe:
a. podane w ramach działań marketingu bezpośredniego w celu wysyłania zamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (pkt II.1.a.) oraz dane dotyczące korzystania ze strony internetowej Administratora i zapisane w treści wiadomości e-mail, formularzy kontaktowych, zapytania o produkt lub podane w toku rozmów telefonicznych przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, jak również dane dotyczące odwiedzin aplikacji Facebook za pomocą wtyczki portalu społecznościowego Facebook (fanpage) na stronie internetowej Administratora (pkt II.4.b.) jak:
• imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, dane o urządzeniu, z którego Pani/Pan korzysta, adres IP, informacje o stosowanej przeglądarce internetowej albo dane zapisane w ramach plików cookies lub podobnie działających skryptów, aplikacji i urządzeń,
b. podane w ramach aplikowania za pośrednictwem strony internetowej na aktualne oferty pracy (pkt II.4.c.) jak:
• imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg zatrudnienia, które Administrator ma prawo żądać na podstawie przepisu prawa lub inne dane, które są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
c. związane z podjęciem działań na żądanie przed zawarciem umowy i jej wykonaniem (pkt II.2.), wypełnieniem obowiązku prawnego przez Administratora (pkt II.3.) oraz realizacją prawnie uzasadnionych interesów (pkt II.4.a.,d-h.) jak:
• imię i nazwisko, nazwa firmy, numer NIP, REGON, KRS, adres zamieszkania, siedziby działalności gospodarczej, e-mail, numer telefonu, nazwa banku i numer rachunku bankowego, wizerunek, dane obrotowe/finansowe oraz dane odnośnie zajmowanego stanowiska, funkcji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
2. Pani/Pana dane osobowe mogą być pobierane z innych źródeł:
a. publicznie dostępnych, jak z rejestru przedsiębiorców CEIDG, KRS. Zakres przetwarzanych danych będzie ograniczony wyłącznie do danych dostępnych publicznie w tych rejestrach.
b. od Kontrahenta w przypadku, gdy dotyczy danych osobowych jego wspólnika, przedstawiciela, pełnomocnika, pracownika, innego reprezentanta bądź od tych osób/podmiotów w przypadku, gdy dotyczy danych osobowych Kontrahenta, którego są wspólnikiem, przedstawicielem, pełnomocnikiem, pracownikiem lub innym reprezentantem bądź od innego Kontrahenta, z którym Administrator prowadzi współpracę na podstawie odrębnych umów. Zakres przetwarzanych danych może obejmować informacje niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
IV. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH I ODBIORCY DANYCH
1. Pani/Pana dane osobowe mogą być przechowywane przez okres:
a. do czasu cofnięcia zgody w zakresie w jakim przetwarzanie dotyczy działań marketingu bezpośredniego oraz przesyłania zamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
b. korzystania ze strony internetowej Administratora (jednakże dane zapisane w plikach cookies przetwarzane są do momentu usunięcia przez Panią/Pana plików) oraz trwania kontaktu i udzielania odpowiedzi na skierowane zapytanie za pośrednictwem wiadomości e-mail, formularzy kontaktowych, zapytania o produkt, telefonu lub korzystania z fanpage, w każdym przypadku do 30 dni od zakończenia kontaktu, odwiedzin,
c. trwania umowy, wystawienia faktury, nie krócej niż 5 lat dla celów podatkowych, rachunkowych, lub niezbędny dla podjęcia działań przed zawarciem umowy o pracę, staż w ramach procesu rekrutacji,
d. niezbędny dla oferowania towarów i usług w ramach marketingu bezpośredniego w siedzibie i placówkach handlowych, dla prowadzenia statystyki i raportowania wewnętrznego w formie rejestru Kontrahentów lub procesów biznesowych i administracyjnych w ramach grupy kapitałowej, jednak nie dłużej niż do czasu zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, chyba że Administrator wykaże, że podstawa do przetwarzania jest nadrzędna wobec Pani/Pana interesów, praw lub wolności lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
e. niezbędny dla ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w tym reklamacyjnymi z tytułu zawartych umów, świadczonych usług, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego, innych ustaw;
f. do czasu usunięcia danych z urządzenia rejestrującego obraz tj. 3 tygodni, nie dłużej niż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym nagrania monitoringu stanowią dowód.
2. Dostęp do Pani/Pana danych osobowych mają upoważnione osoby, które są zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy. Odbiorcami danych mogą być podmioty:
a. uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa;
b. świadczące na rzecz Administratora usługi, głównie ochrony osób i mienia, serwisu systemów informatycznych i nośników informacji, prawne, audytu i kontroli – w oparciu o umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
c. działające w ramach grupy kapitałowej Administratora – w oparciu o stosowne porozumienia;
d. będące właścicielem portalu społecznościowego Facebook, który umożliwia rejestrację w ramach aplikacji za pośrednictwem konta Facebook oraz wysyłanie Pani/Panu, którzy weszli na stronę internetową Administratora reklam.
V. PRAWO KONTROLI, DOSTĘPU DO TREŚCI SWOICH DANYCH ORAZ ICH POPRAWIANIA
1. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
a. dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania, aktualizowania, przenoszenia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
b. cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej cofnięciem,
c. wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących, narusza przepisy prawa,
d. bycia powiadomionym o naruszeniu ochrony Pani/Pana danych osobowych, o ile wystąpi wysokie ryzyko ich naruszenia.
2. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, za wyjątkiem danych osobowych, które w związku z korzystaniem przez Administratora z usług Facebook mogą być przekazywane do podmiotów do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej. W każdym przypadku przekazania Pani/Pana danych osobowych będzie się ono mogło odbywać tylko w oparciu o dodatkowe z Panią/Panem ustalenia oraz na podstawie decyzji Komisji Europejskiej, która stwierdza odpowiedni stopień zabezpieczeń i ochrony danych osobowych, których kopii może Pani/Pan zażądać od Administratora w każdym czasie.
3. Administrator nie będzie podejmował wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji, w tym będących wynikiem profilowania.